AVG
Verwerkingsdocument
Per verwerking in het klantenportaal: welke gegevens, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang. Versie 2026-08. Samen met de privacyverklaring is dit waar je bij het inloggen mee akkoord gaat.
Concept. Dit register beschrijft de verwerkingen zoals het portaal ze vandaag uitvoert. Het is nog niet juridisch getoetst en het vervangt geen verwerkersovereenkomst voor een specifieke opdracht — die sluiten we los met je af. Vraag ernaar via verkoop@maxiko.nl.
Verwerkingen
| Verwerking | Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Accountbeheer | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, inlogmomenten | Toegang geven tot het eigen dossier | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat, daarna 7 jaar voor de administratie |
| Panddossier | Adres, bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel, energielabel, WOZ-waarden, coördinaten | Het pand tonen en de werkzaamheden erop kunnen plannen | Uitvoering van de overeenkomst | 7 jaar na afronding van het werk |
| Aangeleverd beeld en documenten | Foto's, huurovereenkomsten en overige documenten met de datums die de klant invult | Opname, WWS-telling, oplevering en dossiervorming | Uitvoering van de overeenkomst | 7 jaar; eerder op verzoek |
| Berichten en opleverpunten | Onderwerp, bericht, gekoppeld pand, status | Vragen en restpunten afhandelen | Uitvoering van de overeenkomst | 7 jaar |
| Facturatie en betaling | Factuurnummers, bedragen, vervaldatums, betaalstatus, betaallinks | Afhandelen van de betaling en de administratie | Wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) en de overeenkomst | 7 jaar |
| Meldingen | E-mailadres, gekozen voorkeuren, verzonden meldingen | Op de hoogte houden van wat er in het dossier verandert | Uitvoering van de overeenkomst; per soort uit te zetten | 2 jaar |
| Deel-links per pand | Token, pand, aanmaker, gebruiksmomenten, opgegeven naam bij een upload | Een voorman zonder account foto's laten bekijken en aanleveren | Gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever, die de link zelf aanmaakt en intrekt | Tot intrekking of verval, daarna 1 jaar in het logboek |
Subverwerkers
- SupabaseDatabase en bestandsopslagParijs (EU)
- NetlifyHosting van de pagina'sEU/VS, met standaardcontractbepalingen
- TeamLeaderAdministratie: offertes, facturen, dossiersBelgië (EU)
- ResendVerzenden van meldingsmailsEU/VS, met standaardcontractbepalingen
- MollieBetaalafhandelingNederland (EU)
Beveiligingsmaatregelen
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) naar het portaal en naar elke externe bron.
- Scheiding tussen dossiers op databaseniveau, met beleidsregels per rij; de website kan die grens niet omzeilen.
- Bestanden in afgeschermde opslag, alleen bereikbaar via links die na 30 minuten verlopen.
- Aangeleverd beeld gaat langs een beoordeling voordat het binnen een organisatie zichtbaar wordt.
- Verwijderen zet een datum in plaats van dat er direct iets verdwijnt, zodat fouten te herstellen zijn.
- Snelheidslimieten op de formulieren die iets aanmaken of uploaden.